9 stratégies pour enfin reprendre et garder le contrôle sur vos courriels

Votre boite de courriels déborde et vous en avez assez. Vous avez organisé vos paramètres de messagerie, vous filtrez et organisez.

Mais ces astuces ne réduisent pas le nombre de messages que vous recevez. Pour cela, vous devez poser des règles de base qui n'ont rien à voir avec la vérification ou le fait de décocher des cases.

Voici ce que vous devriez faire…

1. Utilisez le clavardage

Au lieu d’utiliser le courriel pour poser une multitude de questions et discuter à l’aide de quelques mots, utiliser le clavardage (chat).

Facebook, Skype, LinkedIn - n'importe laquelle de ces options vous permet d'obtenir rapidement les réponses dont vous avez besoin sans encombrer votre boîte de réception. En général, ils vous donnent également un moyen de télécharger la conversation si nécessaire, de sorte que vous aurez toujours un enregistrement de ce qui a été dit. Si vous ne pouvez pas discuter longtemps, dites-le simplement à votre interlocuteur.

2. Soyez beaucoup plus réactif

L'auteur Phil Simon ne jure que par la règle des trois courriels, qui dit essentiellement qu'après avoir échangé trois courriels, vous devez parler de vive voix.

Cela force les gens à aller droit au but et encourage les discussions directes pour les problèmes complexes. Mais vous pouvez également vous fixer un quota - par exemple - pas plus de six réponses par jour - et vous y tenir.

3.  Prévoyez des plages horaires pour consulter vos courriels et y répondre

Les gens ont tendance à regarder leur courrier électronique à tous moments, entre deux tâches. Dressez des limites plus claires en programmant des moments dans votre journée avec des heures de début et de fin définies. 

Encore une fois, vous ne pouvez répondre aux e-mails que pendant la période prévue.

Envoyez également un message aux destinataires pour les aviser du moment où vous êtes réellement disponible pour lire et répondre. Une fois que vous avez décidé de la date de vos sessions, configurez une réponse automatique lorsque vous ne pouvez pas répondre.

4.  Encouragez fortement la prise de notes.

Plusieurs fois, les  courriels sont échangés pour clarifier des informations. Si les gens prennent de bonnes notes quand ils vous parlent, sur papier ou par enregistrements numériques, ils peuvent les consulter et vous redonner votre temps.

5.  Répondez à la fin de la journée.

Si cela fonctionne pour votre emploi du temps, lisez - et lisez seulement - vos courriels au début de la journée, en gérant tout ce qui est urgent par téléphone ou en personne. 

Puis répondez aux autres messages dans la soirée, si vous le pouvez.  Vous avez ainsi une meilleure chance de vraiment réfléchir à votre réponse afin qu'elle soit concise et claire, ce qui encourage moins de réponses supplémentaires à vous.

6. Ayez une belle attitude dans la « vie réelle »

Les gens échangent parfois par courriel leurs collègues et leurs patrons parce que ces gens ne sont tout simplement pas assez sympathiques en personne. Ils ont l'impression qu'il est plus sûr de communiquer par écrit que face à face. 

Cela ne signifie pas que les destinataires sont délibérément des imbéciles; ils ne réalisent même pas qu'ils créent un mur. Analysez honnêtement la façon dont les autres interagissent avec vous. Demandez des commentaires et assurez-vous que votre comportement et vos paroles véhiculent de  l’ouverture.

Prévoyez un moment dans la journée pour discuter en face avec vos collègues et employés.

7. Rendez les autres méthodes de communication plus faciles à utiliser

Les gens sont plus susceptibles d'utiliser une forme alternative de communication s'ils savent que vous l'approuvez. Mettez des liens vers vos profils LinkedIn, Twitter ou Facebook dans votre signature de courriel par exemple. Indiquez votre préférence de communication partout où vous le pouvez!

8. Déléguez

Il se peut que d’autres puissent gérer une partie des messages que vous recevez. Si vous n'aimez pas l'idée d'une réponse automatique, envisagez de partager l’accès à votre compte afin que quelqu'un d'autre puisse vous aider.

9.  Énoncez votre politique de courriels

Inscrivez votre politique de courriel au bas de votre signature électronique. Si les gens continuent à vous envoyer des courriels inutilement ou se demandent pourquoi vous ne répondez pas, vous pouvez poliment les informer que votre politique est clairement indiquée dans vos envois.

Il est important que vous vous débarrassiez de la croyance qui affirme que la compétence et la réussite s’illustrent avec une boite de réception remise à zéro.

C’est impossible à faire; il y aura toujours un mail de plus.

Une fois que vous le reconnaitrez et que vous serez à l’aise avec quelques messages en retard, les points ci-dessus seront faciles à intégrer.